OKR vs KPI – vad är skillnaden?

”KPI:s we measure to monitor. OKR:s we measure to move.” Så kan man, på engelska, kortfattat sammanfatta skillnaden mellan dessa två begrepp.

Uppdaterat 24/11 2020: Ett samtal om OKR vs KPI i vår YouTube-kanal:

Skillnaden mellan ett OKR (Objectives & Key Result) och ett KPI (Key Performance Indicator) är en vanlig fråga. Ska vi sluta arbeta med KPI:er om vi börjar arbeta med OKR:er?

Nej, snarare tvärtom. De företag som är vana vid att fatta datadrivna beslut och har en god bild av vilka meningsfulla mätetal som berättar om verksamheten går på rätt håll eller ej har också bra förutsättningar för att börja arbeta med OKR:er.

Som vi beskrev i inlägget om OKR ”checkins” handlar OKR om att sätta ett framtida mål eller en ambition om mätbar förändring.

Något presterar på en viss nivå och man vill göra en riktad insats för att höja prestationen till en ny nivå. Denna ambition går att beskriva som en OKR. Nyckelresultaten (Key Results) kan man hämta från sina KPI:er.

Det hjälper dock om man har en bra underliggande modell för sina KPI:er. Låt oss fördjupa oss i detta en kort stund.

Man behöver skiljer på 4 olika saker när det gäller mätetal som hjälper dig fatta beslut:

– Alla mätetal behöver en underliggande modell som beskriver hur det flöde eller system ser ut som man vill förändra, kanske en customer journey map, hur man säljer (från lead till avslut), en processkarta för ett deploy-flöde av mjukvara eller liknande. Detta beskriver ofta ett önskat beteende, exempelvis säljflödet nedan.

– Mätetal som adderas till modellen.

– KPIs eller hälsotal (”health metrics”) – som är de viktigaste systemövergripande mätetalen som hjälper oss förstå hela systemets prestanda. Antal deploys per dag, lifetime value of a customer etc.

– OKRs – som är när vi ”zoomar in” på en del av systemet och försöker förbättra det den kommande arbetscykeln.

Vi kan illustrera detta med ett exempel. Nedanstående bild känner nog många igen. Det är instruktionerna för att montera en BILLY bokhylla från IKEA. Detta är vad kunden får i handen när de köpt sin produkt men det är samtidigt också en modell av förväntat beteende.

I steg 1 förväntas man som kund sätta i träpluggarna i hyllorna. I steg 2 ska man skruva i skruvar i hyllväggarna och så vidare.

Även om IKEA storsatsar på uppkopplade hem finns det ännu inget sätt att veta huruvida kunden faktiskt följer instruktionerna eller ej. I detta påhittade exempel leker vi med tanken att det gick att mäta hur många procent av kunderna som lyckades med varje steg, enligt nedan (man kan t.ex. göra kontrollerade studier genom att observera hur människor följer instruktionerna i en labbmiljö).

Vi har nu en modell med mätetal. Nästa steg är att identifiera hälsotal (health metrics) eller KPI:er för modellen. Vi väljer att lyfta fram två hälsotal:

1. Den genomsnittliga tiden det tar för en kund att slutföra bygget av en BILLY bokhylla (Average Time to Complete).
2. Andelen av kunderna som ger upp mitt i bygget. (Churn Rate).

Om du nu vill göra produkten bättre kan du använda mätetalen för att hitta förbättringspunker. Kanske märker du att kundtjänst får in många samtal om steg nummer 6 i bilden och att detta påverkar dina två hälsotal negativt. Något behöver göras! En riktad, fokuserad insats för att drastiskt förbättra något – det är vad vi använder OKR:er för.

Strålkastarljuset sätts på steg nummer 6 och vi kan formulera en OKR för att förbättra situationen. Det går sedan att sätta ett dedikerat team på uppgiften. Vem accepterar utmaningen?

Exemplet visar också att samtliga 4 (modellen, mätetalen, hälsotalen och OKR:en) behöver anpassas för att vara så relevanta som möjligt för det team som får uppgiften. Det går att ”zooma in” eller ”zooma ut” från modellen. Zoomar man in kan man fördjupa sig ännu mer i steg 6. Vad exakt är det som gör att folk avbryter bygget? Är det materialet som används? Instruktionen i sig som är fel? Hålen som är feldimensionerade? Här behövs ytterligare en modell med mätetal.

Zoomar man ut hamnar man kanske på en portföljnivå med ett flertal liknande produkter. Hälsotal/KPI:er kanske är deras sammanlagda försäljning, hur väl de uppskattas av kunderna osv. Dessa KPI:er är mindre relevanta i den ”inzoomade” nivån. Att hitta rätt balans mellan teamets hälsotal/KPI:er och den övriga verksamheten är en av de mest knepiga utmaningarna med att införa OKR:er i en verksamhet. Målet är att alla i organisationen ska förstå hur de bäst bidrar och vad som är viktigast att förbättra för just dem.

Som synes finns det inget motsatsförhållande mellan OKR:er och KPI:er. Tvärtom är de kompletterande. De blir båda förstärkta av varandra. Så, frågan om ”vi ska sluta med KPI:er nu när vi arbetar med OKR:er” är felställd. Man ska arbeta med båda, men använda dem på olika sätt.

(Photo by Leonel Fernandez on Unsplash)