Är vi framme snart? OKR-checkins

Hur kalibrerar man sina framsteg mot en OKR under resans gång? En kort guide till OKR-checkins.

UPPDATERAT 2021-03-17: vi har gjort en ny checkin-mall! Se nedan.

Alla som åkt långa sträckor med barn i bilen vet att frågan snart kommer: ”är vi framme snart?”. När man påbörjat en lång resa vill man veta hur nära målet man är. Det verkar vara något djupt mänskligt, att mentalt kunna se destinationen närma sig och veta att man faktiskt rör sig på ett meningsfullt sätt framåt.

Detta är en av anledningarna till att vi lägger stor vikt på tre olika ritualer för att arbeta med OKRs.

1. Starten. Då man åtar sig att sträva mot målet. På engelska: COMMIT.
2. Resan. Då man kalibrerar sin färd och ställer frågan ”är vi framme snart?”. På engelska: CALIBRATE.
3. Målet. Då man avgör huruvida man nådde fram eller ej och försöker dra lärdomar av resans gång för att kunna göra bättre nästa gång. På engelska: CONCLUDE.

Se hur fint det blir med den engelska C-trippeln Commit – Calibrate – Conclude. Låt oss ägna någon minut åt den mellersta: Calibrate.

Man bör hålla regelbundna avstämningar för att säkerställa att det inte blir någon överraskning att målet inte kommer att nås vid resans ände. Det kan finnas beroenden mellan olika team och friktion mellan dessa måste komma upp till ytan tidigt. Dessutom är det psykologiskt viktigt för team-medlemmarna att veta att man gör framsteg (eller om man inte gör det).

Så, hur bör ett Calibrate-möte gå till? Till att börja med måste det vara en så lättviktig process som möjligt. Det får inte upplevas som en stor börda att behöva redogöra för nuläget. Det får inte heller vara ett ”rapportera-status-för-chefen”-möte. Syftet med mötet är det delade lärandet och möjligheten att hjälpas åt.

Det finns förvisso ett inslag av ägarskap i syftet också. Att behöva ställa sig inför sitt team och sina intressenter och repetera ”jag äger det här målet, det är mitt ansvar att vi gör vårt bästa att nå det” ger målet en större tyngd (lästips: Extreme Ownership).

Frågan ”är vi framme snart?” kan synas trivial men går att ge olika typer av svar på. (Till att börja med förutsätter jag att målen är satta effektbaserade (outcome), inte aktivitetsbaserade. Mer om skillnaden mellan dessa i annan bloggpost.)

För att ge ett exempel, vi har satt ett mål, vi har åtagit oss att nå målet och vi har påbörjat arbetet med att nå målet. Nu behöver vi svara på frågan ”hur går det?”. Svaret kan vara något av typerna nedan.

1. Det hårt mätbara. ”Målet är 1000 användare, vi har 300 användare.”
2. Med värdeord. ”Det går bra.” Alternativt använda olika färgkoder som rött, grönt, orange.
3. Sannolikhetsbedömning. ”Det är 30% chans att vi når målet.” (Lästips: Thinking in Bets.)
4. 90% sannolik vidd. ”Med 90% sannolikhet kommer vi att nå mellan 500 och 1200 användare.” (Lästips: How to Measure Anything.)

Vän av ordning påpekar nu gärna att 2-4 egentligen är samma sak, fast med lite olika valda ord. Frågan är egentligen huruvida man ska blicka bakåt eller framåt.

I bilden ovan har ett visst mätetal stått tämligen still över tiden. Att blicka bakåt och följa mätetalets faktiska värde berättar för oss hur det har gått hittills och var vi befinner oss just nu. ”Just nu har vi 300 registrerade användare.” Detta är hårda fakta.

Problemet är att det säger tämligen lite om det som faktiskt betyder något: lyckas vi nå målet eller ej? För att kunna svara på det behöver vi metaforiskt vända oss om och blicka framåt. I exemplet visar det sig att vi står inför ett stort skutt uppåt som bryter mot det rådande mönstret – men det vet vi inte om ännu.

Att blicka framåt innebär att vi behöver förutspå framtiden. Vägen fram är diffus och oklar och vi kan bara gissa och spekulera om det faktiska utfallet. Det finns en inbyggd och ofrånkomlig osäkerhet i vad vi än uttrycker. Frågan är hur vi förhåller oss till och kommunicerar denna osäkerhet.

Med avancerade datamodeller kan man med matematik minska osäkerheten och göra statistiskt säkerställda prognoser om framtiden. Med största sannolikhet består dataunderlaget till dina Key Results dock inte av sådana modeller.

Hur vet man det? Två enkla kontrollfrågor:

1. Hur många data scientists jobbar med mätetalen i dina Key Results?
2. Hur många framgångsrika och korrekta prediktioner har du gjort tidigare baserat på modellerna?

Om svaret på någon av dessa frågor är 0 behöver du ett genomtänkt förhållningssätt till osäkerhet för att undvika säkerhetsteater. Är svaret på någon av frågorna mer än 0 har du lyckats bygga ett moget, datadrivet beslutsfattande. Grattis! Men – och det är ett stort men! – om du nu kan med god träffsäkerhet förutse framtiden betyder det samtidigt också att du inte siktar tillräckligt högt. Kom ihåg att en OKR ska vara ambitiös och hjälpa oss nå nya, högre mål. Det betyder att ge sig ut i det okända och tvinga sig själv till att testa nya lösningar.

Tillbaka till vår framåtblickande vän som fått frågan ”är vi framme snart?” eller ”kommer ni att nå era mål?”.

Ett bra sätt att strukturera kalibreringen är med ett Checkin-möte. Det följer typiskt formen:

1. Uppdatering av status för våra Key Results:
   • Vad är det senaste mätta värdet i mätetalet vi följer?
   • Hur sannolikt är det att vi når det satta målet (enligt ovan)?
2. Vilka initiativ och aktiviteter pågår för att röra våra Key Results framåt?
3. Vilka hinder för att nå våra Key Results har vi?
4. Vad är teamets Hälsotal (Health Metrics) (mätetal som ger oss den mer långsiktiga bilden av hur väl vi presterar)?

Detta ska vara en snabb ögonblicksbild och inget diskussionsmöte. Med ett team på 6-8 personer ska man kunna hålla mötet på 15 minuter. Diskutera och ta fram lösningar får man göra efter mötet.

En enkel 4H-mall (Händer, Hit ska vi, Hinder och Hälsotal) kan användas för att ge struktur till mötet:

Ladda ned mallen här.

Håll checkin-mötena tämligen regelbundet – varannan vecka eller så. Kom ihåg, de ska vara korta och informationstäta – diskussion får man ta vid annat tillfälle.

Vägen till målet kan kännas lång men genom att ständigt påminnas om riktningen och vilka framsteg man gjort känns resan kortare och mödan mer värd. Att etablera en checkin-rutin är ett viktigt steg för att arbeta med OKRS.