OKRs ABC – Del 2: Fokus, samsyn och återkoppling

Fortsätter min serie i grundläggande OKRs kunskap med några saker som är väldigt avgörande för att få till en livskraftig och uthållig tillämpning av ramverket; fokus från samsyn i målbilder och puls eller rytm i det löpande arbetet.

När vi tillämpar OKRs ramverket i arbetet med att sätta, följa (upp) och uppfylla våra mål, tänker och agerar vi hela tiden:

1) INKLUDERANDE – Vi tar tillsammans fram: 

• vilka mål vi ska ha,
• hur vi vet om vi är på rätt väg mot eller har uppnått dem (hur vi mäter) 
• och vad vi ska göra för att komma dit. 

(och kom ihåg att grundförutsättningen är att ingenting är skrivet i sten, allting kan ifrågasättas och förändras / förbättras under resans gång, se under Återkommande.)

”Tillsammans” innebär att vi kommer med förslag på och synkar initiativ både uppifrån-och-ner (top-down) och nerifrån-och-upp (bottom-up). Det innebär också att vi arbetar aktivt med att reda ut beroenden och initiera gemensamma måldefinitioner i sidled.

Vi vill alltså uppnå anpassning, koordinering och samsyn både i vertikalen och horisontalen. Lite mindre träigt uttryckt – vi vill med dialog och samarbete både på längden och tvären skapa engagemang och ett gemensamt fokus i arbetet med hjälp av gemensamt framtagna mål och nyckelresultat.

Det uppnår vi genom att involvera de det verkligen berör och de som sitter på den faktiska och dagsfärska kunskapen som behövs för att ge meningsfull framåtrörelse i arbetet. 

OKRs är alltså inte tänkt att vara ledningens / chefernas sätt att helt enkelriktat rulla ut sina direktiv och målsättningar. Tvärtom, är det istället grundläggande för OKRs att det arbetet präglas av ett visst mått av dubbelriktning och gemensam ansträngning.

Inte för att övergöda vår redan etablerade konsensussjuka, utan snarare för att involvera rätt människor vid rätt tillfällen för att kunna ta rätt, mest välinformerade beslut. Blir en träningssak att balansera och optimera såklart, det viktiga är att inte dra saker i långbänk.

(Detta är inte ett alibi för frånvaron av ledarskap eller förmåga att ta beslut, utan snarare ett viktigt stöd till detsamma.)

En bra balans till en början kan vara riktvärdet att ca 40-60% (t ex 40% till en början, för att sedan med tiden närma sig 60%) av initiativ / måldefinitioner kommer ”nerifrån”, från utförande teamet i fråga. Resten från ledningshåll då.

I bägge fallen sker såklart sedan en knådning och anpassning tillsammans mellan ledning-team.

Nyckelord: Fokus och samsyn.

2) ÅTERKOMMANDE – med viss förbestämd kadens, kommer detta (vår målsättning) sedan att 

• återkopplas, 
• bedömas 
• och eventuellt omvärderas / justeras / kalibreras

efter nya förutsättningar – inre och yttre förändringar och aktuell påverkan på befintliga mätetal (key results). Vid varje återkoppling sker en justering, kalibrering och uppskattning av konfidensgrad (angående måluppfyllelse).

Frekvensen för respektive återkoppling avgörs beroende av vilken nivå i förhållande till verksamhetens topp OKR i fråga den aktuella OKR:en är (och vilken förändringstakt omvärlden har för just den verksamheten). 

Lite förenklat och översiktligt kan man säga;

• att strategiska mål för hela verksamheten sätts vanligtvis årligen,
• mer taktiska mål för team sätts företrädesvis per kvartal eller per månad i vissa fall (verksamhet som lever i en mer dynamisk miljö som förändras snabbare kräver kortare / mer frekventa läro- och målcykler),
• medan mer operationella mätetal kanske sätts månatligen och följs upp veckovis.

Viktigt är att varje verksamhet hittar den rytm som passar just dem bäst, förslagsvis genom att prova sig lite fram.

Nyckelord: Återkoppling (feedbackloopar) och kalibrering.

Återkommer med tredje delen i den här serien inom kort.