OKR vs KPI – vad är skillnaden?

Skillnaden mellan ett OKR (Objectives & Key Result) och ett KPI (Key Performance Indicator) är en vanlig fråga. Ska vi sluta arbeta med KPI:er om vi börjar arbeta med OKR:er?

Nej, snarare tvärtom. De företag som är vana vid att fatta datadrivna beslut och har en god bild av vilka meningsfulla mätetal som berättar om verksamheten går på rätt håll eller ej har också bra förutsättningar för att börja arbeta med OKR:er.

Som vi beskrev i inlägget om OKR ”checkins” handlar OKR om att sätta ett framtida mål eller en ambition om mätbar förändring.

Vi vill ”up and to the right”.

Något presterar på en viss nivå och man vill göra en riktad insats för att höja prestationen till en ny nivå. Denna ambition går att beskriva som en OKR. Nyckelresultaten (Key Results) kan man hämta från sina KPI:er.

Det hjälper dock om man har en bra underliggande modell för sina KPI:er. Låt oss fördjupa oss i detta en kort stund.

Man behöver skiljer på 4 olika saker när det gäller mätetal som hjälper dig fatta beslut:

– Alla mätetal behöver en underliggande modell som beskriver hur det flöde eller system ser ut som man vill förändra, kanske en customer journey map, hur man säljer (från lead till avslut), en processkarta för ett deploy-flöde av mjukvara eller liknande. Detta beskriver ofta ett önskat beteende, exempelvis säljflödet nedan.

Ett säljflöde. Exempel på modell.

Mätetal som adderas till modellen.

KPIs eller hälsotal (”health metrics”) – som är de viktigaste systemövergripande mätetalen som hjälper oss förstå hela systemets prestanda. Antal deploys per dag, lifetime value of a customer etc.

OKRs – som är när vi ”zoomar in” på en del av systemet och försöker förbättra det den kommande arbetscykeln.

Vi kan illustrera detta med ett exempel. Nedanstående bild känner nog många igen. Det är instruktionerna för att montera en BILLY bokhylla från IKEA. Detta är vad kunden får i handen när de köpt sin produkt men det är samtidigt också en modell av förväntat beteende.

I steg 1 förväntas man som kund sätta i träpluggarna i hyllorna. I steg 2 ska man skruva i skruvar i hyllväggarna och så vidare.

Även om IKEA storsatsar på uppkopplade hem finns det ännu inget sätt att veta huruvida kunden faktiskt följer instruktionerna eller ej. I detta påhittade exempel leker vi med tanken att det gick att mäta hur många procent av kunderna som lyckades med varje steg, enligt nedan (man kan t.ex. göra kontrollerade studier genom att observera hur människor följer instruktionerna i en labbmiljö).

Vi har nu en modell med mätetal. Nästa steg är att identifiera hälsotal (health metrics) eller KPI:er för modellen. Vi väljer att lyfta fram två hälsotal:

  1. Den genomsnittliga tiden det tar för en kund att slutföra bygget av en BILLY bokhylla (Average Time to Complete).
  2. Andelen av kunderna som ger upp mitt i bygget. (Churn Rate).

Om du nu vill göra produkten bättre kan du använda mätetalen för att hitta förbättringspunker. Kanske märker du att kundtjänst får in många samtal om steg nummer 6 i bilden och att detta påverkar dina två hälsotal negativt. Något behöver göras! En riktad, fokuserad insats för att drastiskt förbättra något – det är vad vi använder OKR:er för.

Strålkastarljuset sätts på steg nummer 6 och vi kan formulera en OKR för att förbättra situationen. Det går sedan att sätta ett dedikerat team på uppgiften. Vem accepterar utmaningen?

Exemplet visar också att samtliga 4 (modellen, mätetalen, hälsotalen och OKR:en) behöver anpassas för att vara så relevanta som möjligt för det team som får uppgiften. Det går att ”zooma in” eller ”zooma ut” från modellen. Zoomar man in kan man fördjupa sig ännu mer i steg 6. Vad exakt är det som gör att folk avbryter bygget? Är det materialet som används? Instruktionen i sig som är fel? Hålen som är feldimensionerade? Här behövs ytterligare en modell med mätetal.

Zoomar man ut hamnar man kanske på en portföljnivå med ett flertal liknande produkter. Hälsotal/KPI:er kanske är deras sammanlagda försäljning, hur väl de uppskattas av kunderna osv. Dessa KPI:er är mindre relevanta i den ”inzoomade” nivån. Att hitta rätt balans mellan teamets hälsotal/KPI:er och den övriga verksamheten är en av de mest knepiga utmaningarna med att införa OKR:er i en verksamhet. Målet är att alla i organisationen ska förstå hur de bäst bidrar och vad som är viktigast att förbättra för just dem.

Som synes finns det inget motsatsförhållande mellan OKR:er och KPI:er. Tvärtom är de kompletterande. De blir båda förstärkta av varandra. Så, frågan om ”vi ska sluta med KPI:er nu när vi arbetar med OKR:er” är felställd. Man ska arbeta med båda, men använda dem på olika sätt.

(Photo by Leonel Fernandez on Unsplash)

En reaktion till “OKR vs KPI – vad är skillnaden?

  • oktober 28, 2019 kl. 11:41 f m
    Permalink

    Hej!

    Tack för era intressanta tankar.

    De största skillnader mellan KPI:er och OKRs för mig är:

    1) KPI:er ägs av en viss organisation dvs. det finns ett oftast ett gemensamt ägarskap. KPI:er återspeglar hälsan av en process eller organisation. Den bilden är speciellt viktigt utifrån kundens perspektiv eftersom kunden bryr sig inte om vad som händer in i själva processen eller organisationen, bara om resultatet. Men internt blir det ofta problematisk att bestämma vilken människa/roll ska vara ägaren till en viss KPI eftersom flera olika roller och teams påverkar den totala resultaten. OKRs skiljer sig genom att de har ett tydligt ägarskap: det teamet som skapade OKR:en ägar den. Dessutom är ägarskapet inte kontroversiellt eftersom att det är teamet själv som har kommit på OKR:en. Å andra sidan kan det uppstår en hel del ”finger pointing” när det är dags att bestämma vem ska ta hand om ett KPI som visar ett underkänt värde.

    2) OKR:r har fasta tidshorisonter. Resultat ska uppnås vid årsskitftet, kvartalsskiftet eller månadsskiftet. Och så kontrollerar man under tiden om huruvida man år på spåret. Vid månadsslutet/kvartalsluttet/årskiftet så börjar man i princip om med sina OKR:r. Detta står i kontrast till KPI:er som kan ju uppdateras och justeras men det är sällan man börjar om från början med hela sitt Balanced Scorecard.

    Det skulle vara intressant att höra vad ni tycker!

    Svar

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *